Nutzungsbedingungen

Anwendbar für Website, Web‑App, Desktop‑/Mobile‑Apps und zugehörige APIs („Dienst“).

1. Anbieter, Kontakt, Geltungsbereich

1.1 Anbieter des Dienstes ist die Weisscam GmbH, Osterwaldstr. 53, 80805 München, Deutschland, Telefon +49 179/671 6336, E‑Mail: datenschutz@weisscam.com („Weisscam“).

1.2 Diese Nutzungsbedingungen („NB“) gelten für alle Nutzer des Dienstes, insbesondere:

• Privatnutzer („Verbraucher“ i. S. d. § 13 BGB),
• Unternehmenskunden („Unternehmer“ i. S. d. § 14 BGB) sowie
• öffentliche Stellen und sonstige Organisationen (zusammen mit Unternehmenskunden: „Kunden“).

1.3 Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht, es sei denn, Weisscam stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

1.4 Ergänzende Dokumente sind Bestandteil des Vertragsverhältnisses, sofern sie im Bestellprozess bzw. im Admin‑Bereich wirksam einbezogen werden:

• Datenschutzerklärung (Stand 10. April 2026; separat veröffentlicht),
• Auftragsverarbeitungsvertrag / DPA (für Kunden, soweit Auftragsverarbeitung vorliegt) gemäß Art. 28 DSGVO,
• Leistungsbeschreibung, Preise, ggf. SLA/Support‑Leitlinie (je Tarif/Angebot).

2. Definitionen und Rollen im Workspace

2.1 „Organisation“ ist ein mandantenfähiger Workspace (Tenant), der durch einen Kunden erstellt und administriert wird.

2.2 „Org‑Admin“ ist eine Nutzerrolle mit administrativen Rechten (z. B. Benutzerverwaltung, Rollen/Zugriffe, Security‑Policies, Export, Billing).

2.3 „Endnutzer“ ist ein Nutzer, der innerhalb einer Organisation arbeitet.

2.4 „Gast“ ist ein externer Nutzer mit eingeschränkten Rechten (z. B. Zugriff auf bestimmte Ordner oder Räume), soweit die Organisation Gäste zulässt.

2.5 „Inhalte“ sind alle vom Nutzer oder im Auftrag des Kunden in den Dienst eingebrachten Daten (z. B. Dateien, Nachrichten, Metadaten, Eingaben für KI‑Funktionen).

3. Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

3.1 Weisscam stellt einen sicheren, einheitlichen Workspace für Wissensmanagement, Aufgaben- und Projektmanagement, Kontaktmanagement sowie Datenanalyse bereit, einschließlich Funktionen zur Speicherung, Zusammenarbeit, Kommunikation und – sofern aktiviert – KI‑gestützten Verarbeitung von Nutzereingaben.

3.2 Der konkrete Funktionsumfang, Limits (z. B. Speicher, Nutzerzahl, Rate‑Limits), unterstützte Clients, Supportzeiten und ggf. SLA ergeben sich aus dem jeweiligen Tarif, der Leistungsbeschreibung oder dem Angebot.

3.3 Weisscam schuldet die Bereitstellung des Dienstes im vereinbarten Umfang, jedoch keinen bestimmten wirtschaftlichen oder organisatorischen Erfolg.

3.4 Weisscam ist berechtigt, den Dienst weiterzuentwickeln und Funktionen zu ändern, sofern der Dienst insgesamt funktionsfähig bleibt und Änderungen unter Beachtung von Ziffer 19 (Änderungen der NB) zumutbar sind.

4. Registrierung, Vertragsschluss, Nutzungsvoraussetzungen

4.1 Privatnutzer schließen den Vertrag in der Regel durch Online‑Registrierung und Bestätigung der NB (Click‑Wrap) sowie ggf. Tarifbuchung.

4.2 Kunden schließen den Vertrag durch Online‑Bestellung, Angebot/Annahme oder Rahmenvertrag. Der Erst‑Admin versichert, zur Vertretung berechtigt zu sein.

4.3 Nutzer müssen zutreffende Angaben machen und diese aktuell halten.

4.4 Weisscam kann Registrierungen oder Bestellungen ablehnen, wenn berechtigte Gründe bestehen (z. B. Missbrauchsverdacht, Sanktions-/Embargo‑Risiken, technische Unmöglichkeit).

5. Account‑Sicherheit, Authentifizierung, 2FA, Zugriffskontrolle

5.1 Nutzer sind verpflichtet, Zugangsdaten geheim zu halten, sichere Passwörter zu verwenden und Geräte/Endpunkte gegen unbefugten Zugriff zu schützen.

5.2 Weisscam stellt geeignete Authentifizierungsmechanismen bereit (z. B. Passwort‑Login, ggf. SSO in bestimmten Tarifen). Die genaue Ausgestaltung kann sich weiterentwickeln.

5.3 Zwei‑Faktor‑Authentifizierung (2FA):

• Weisscam unterstützt 2FA in naher Zukunft.
• Weisscam kann 2FA für besonders privilegierte Rollen (insbesondere Org‑Admins) verpflichtend machen oder dem Kunden die Pflichtsetzung als Policy ermöglichen. Dies dient der Sicherheit des Dienstes und orientiert sich am risikobasierten Sicherheitsansatz nach Art. 32 DSGVO.

5.4 Zugriffskontrolle (RBAC/ACL):

• Der Kunde steuert Berechtigungen, Rollen und Freigaben innerhalb seiner Organisation.
• Der Kunde trägt Verantwortung für Joiner/Mover/Leaver‑Prozesse (insbesondere Entzug von Rechten bei Ausscheiden), sowie für das „Least Privilege“-Prinzip.

5.5 Sicherheits‑ und Admin‑Protokolle:

• Weisscam protokolliert sicherheitsrelevante Ereignisse (z. B. Logins, Admin‑Aktionen, sicherheitsbezogene Änderungen), soweit zur Sicherheit, Stabilität und Missbrauchsprävention erforderlich.
• Details zu Speicherfristen ergeben sich aus der Datenschutzerklärung und/oder dem DPA.

6. Zulässige Nutzung, Verbote, Content‑Moderation

6.1 Nutzer dürfen den Dienst nur im Einklang mit diesen NB, der Leistungsbeschreibung, geltendem Recht und Rechten Dritter nutzen.

6.2 Verboten sind insbesondere:

• das Hochladen, Speichern, Teilen oder Verbreiten rechtswidriger Inhalte,
• die Verletzung von Urheber‑, Marken‑, Persönlichkeits‑, Datenschutz‑ oder Geschäftsgeheimnisrechten,
• der Einsatz von Malware, Phishing, Spam, unbefugtem Scanning, DoS/DDoS oder Umgehung von Sicherheitsmechanismen,
• Reverse Engineering, Dekompilierung oder Umgehung technischer Schutzmaßnahmen, soweit nicht zwingend gesetzlich erlaubt,
• die missbräuchliche Nutzung von KI‑Funktionen zur Generierung/Verbreitung rechtswidriger oder schädlicher Inhalte,
• automatisiertes Auslesen („Scraping“) in einer Weise, die den Dienst beeinträchtigt oder Schutzmaßnahmen umgeht.

6.3 Weisscam darf Inhalte oder Zugriffe einschränken, sperren oder entfernen, wenn dies erforderlich ist, um (a) Sicherheitsrisiken abzuwehren, (b) Rechtsverletzungen zu unterbinden, (c) gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen oder (d) den Dienst stabil zu betreiben. Weisscam wird, soweit zumutbar und rechtlich zulässig, den Kunden informieren.

6.4 Bei wiederholten oder schweren Verstößen kann Weisscam den Vertrag außerordentlich kündigen (Ziffer 17).

7. KI‑Funktionen, Modellnutzung, Ausgaben, Verantwortung

7.1 Leistungsbeschreibung: KI‑Funktionen können Eingaben verarbeiten, Inhalte zusammenfassen, Vorschläge erzeugen oder Informationen auffindbar machen. Die Ausgaben können fehlerhaft, unvollständig oder ungeeignet sein. Nutzer sind verpflichtet, Ergebnisse vor ihrer Verwendung zu prüfen.

7.2 Keine professionelle Beratung: KI‑Ausgaben stellen keine Rechts‑, Steuer‑, Medizin‑ oder Sicherheitsberatung dar.

7.3 Nutzung von Nutzereingaben:

• Nutzereingaben werden zum Zweck der Generierung von KI‑Ergebnissen verarbeitet.
• Die KI‑Inferenz erfolgt innerhalb der EU/EEA (nach aktueller Datenschutzerklärung: Niederlande).

7.4 Zero‑Retention und kein Training (produkt- und tarifabhängig, soweit aktiviert):

• Weisscam betreibt die KI‑Verarbeitung so, dass keine dauerhafte Speicherung der Inputs/Outputs erfolgt („Zero Data Retention“), sofern dieses Feature für den genutzten Endpunkt aktiviert ist.
• Nutzereingaben werden nicht zum Trainieren von KI‑Modellen verwendet, soweit diese Einstellungen gelten.
• Weisscam nutzt dabei nach eigener Konfiguration ausschließlich Open‑Source‑Modelle (Beispielangabe in Datenschutzerklärung: „gpt‑oss‑120b“).

7.5 Kundenseitige Pflichten: Kunden sind verantwortlich, dass die Nutzung von KI‑Funktionen mit ihren internen Vorgaben (z. B. Geheimschutz, Berufsrecht, Archivierung, Betriebsrat, Behördenvorschriften) vereinbar ist.

8. Nutzerinhalte, IP‑Rechte, Lizenz an Weisscam

8.1 Inhalte verbleiben im Eigentum bzw. bei den Rechten des Nutzers/Kunden.

8.2 Der Nutzer/Kunde räumt Weisscam eine nicht‑exklusive, räumlich unbeschränkte, auf die Vertragsdauer beschränkte Lizenz ein, Inhalte zu speichern, zu vervielfältigen, zu übertragen, anzuzeigen und technisch zu bearbeiten, soweit dies zur Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist (inkl. Indexierung, Übertragung an berechtigte Empfänger, Caching, Backups und Wiederherstellung).

8.3 Der Nutzer/Kunde sichert zu, dass er zur Einräumung dieser Rechte berechtigt ist und dass Inhalte keine Rechte Dritter verletzen.

8.4 Feedback: Nutzer können freiwillig Feedback geben. Weisscam darf Feedback unentgeltlich nutzen, um den Dienst zu verbessern.

9. Open‑Source‑Komponenten

9.1 Der Dienst kann Open‑Source‑Software enthalten. Soweit Open‑Source‑Lizenzen vorrangige Rechte/Pflichten begründen, gelten diese.

9.2 Weisscam stellt – soweit praktikabel – eine Übersicht relevanter Open‑Source‑Komponenten bereit.

10. Datenschutz, Datenkategorien, Subprozessoren, Speicherorte

10.1 Rollenverteilung:

• Für Account‑, Vertrags‑, Support‑ und Abrechnungsdaten handelt Weisscam regelmäßig als Verantwortlicher (Datenschutzerklärung).
• Für Inhaltsdaten innerhalb einer Organisation handelt Weisscam gegenüber Kunden regelmäßig als Auftragsverarbeiter; hierfür wird ein DPA/AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

10.2 Betroffenenrechte bestehen gegenüber dem jeweiligen Verantwortlichen (z. B. Kunde als Verantwortlicher für Organisations‑Inhalte; Weisscam als Verantwortlicher für Account/Billing). Inhalt und Reichweite des Auskunftsrechts ergeben sich aus Art. 15 DSGVO.

10.3 Speicherorte und Datenlokalität:

• Der Dienst wird nach aktueller Datenschutzerklärung in Deutschland gehostet (IONOS; Rechenzentrumsstandort Berlin).
• KI‑Verarbeitung erfolgt nach aktueller Datenschutzerklärung innerhalb der EU (Niederlande).
• Drittlandübermittlungen finden nach aktueller Datenschutzerklärung nicht statt; sollten sich Verarbeitungen zukünftig ändern, wird Weisscam die Datenschutzerklärung aktualisieren und erforderliche Schutzmaßnahmen nach Art. 44 ff. DSGVO umsetzen.

10.4 Subprozessoren:

• Weisscam setzt nach Datenschutzerklärung u. a. Hosting‑ und KI‑Dienstleister ein. Änderungen an Subprozessoren erfolgen im Rahmen des DPA/AVV, einschließlich Informations‑/Widerspruchsmechanik bei allgemeiner Genehmigung (Art. 28 Abs. 2 DSGVO).
• Weisscam stellt Kunden die aktuelle Subprozessorenliste in der aktuellen Datenschutzerklärung bereit.

11. Sicherheit, Verschlüsselung, Backups, Protokollierung

11.1 Weisscam trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen.

11.2 Die Sicherheitsmaßnahmen orientieren sich am risikobasierten Ansatz von Art. 32 DSGVO; beispielhaft nennt Art. 32 u. a. die Fähigkeit zur Sicherstellung von Vertraulichkeit/Integrität/Verfügbarkeit/Belastbarkeit sowie die Fähigkeit zur raschen Wiederherstellung nach Zwischenfällen.

11.3 Weisscam kann Sicherheitsmaßnahmen weiterentwickeln, soweit dadurch Schutzniveau und Funktionsfähigkeit nicht verschlechtert werden.

11.4 Kundenpflichten: Kunden sind verpflichtet, angemessene Sicherheitsmaßnahmen auf ihrer Seite zu implementieren (z. B. gerätebezogene Sicherheit, Rollenverwaltung, sichere Passwörter, Aktivierung von 2FA‑Policies, soweit angeboten).

12. Sicherheitsvorfälle, Incident‑Response, Benachrichtigungen

12.1 Weisscam unterhält Prozesse zur Erkennung, Eindämmung, Untersuchung und Behebung von Sicherheitsvorfällen.

12.2 Meldungen nach DSGVO:

• Verantwortliche müssen Datenschutzverletzungen „unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden“ melden, sofern ein Risiko vorliegt.
• Wird Weisscam als Auftragsverarbeiter eine Datenschutzverletzung bekannt, meldet Weisscam diese dem Verantwortlichen (Kunden) „unverzüglich“.

12.3 Weisscam stellt dem Kunden angemessene Informationen bereit, um gesetzliche Pflichten erfüllen zu können (z. B. Art, Umfang, betroffene Systeme, erste Maßnahmen, empfohlene Schritte).

13. Verfügbarkeit, Wartung, SLA, Disaster Recovery

13.1 Weisscam strebt eine hohe Verfügbarkeit an. Verbindliche Verfügbarkeitszusagen (Uptime, Wartungsfenster, Reaktionszeiten) gelten nur, wenn sie im SLA des jeweiligen Tarifs/Vertrags ausdrücklich vereinbart sind.

13.2 Geplante Wartungsarbeiten werden – soweit möglich – im Voraus angekündigt.

13.3 Backups und Wiederherstellung:

• Weisscam nutzt Backup‑Mechanismen zur Betriebs- und Wiederherstellungsfähigkeit.
• Kunden bleiben verantwortlich, eigene Exporte/Backups in dem Umfang vorzuhalten, der für ihre Compliance (z. B. Archivierungspflichten) erforderlich ist.

14. Preise, Testphase, Zahlung, Refunds

14.1 Preise und Leistungsumfang ergeben sich aus der jeweils aktuellen Preisliste bzw. dem Angebot.

14.2 Testphase: Wenn Weisscam eine Testphase anbietet, werden Dauer und Umfang im Bestellprozess angezeigt. Eine automatische Umstellung in eine kostenpflichtige Laufzeit erfolgt nur, wenn der Nutzer/Kunde aktiv einen kostenpflichtigen Plan wählt.

14.3 Zahlungsabwicklung:

• Zahlungen können über externe Zahlungsdienstleister erfolgen; nach aktueller Datenschutzerklärung wird hierfür VR Payment eingesetzt.
• Abrechnungsdaten können gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen.

14.4 Zahlungsverzug: Bei Zahlungsverzug kann Weisscam nach angemessener Mahnung den Zugriff einschränken oder sperren, soweit dies verhältnismäßig ist.

14.5 Refunds:

• Für Kunden (B2B/B2G) gilt grundsätzlich: keine anteiligen Refunds für bereits begonnene Abrechnungsperioden, es sei denn, es ist im SLA/Vertrag vorgesehen oder gesetzlich zwingend.
• Für Verbraucher gelten zwingende gesetzliche Regelungen einschließlich Widerrufsrechten bei Fernabsatzverträgen, soweit anwendbar.

15. Sperrung, Suspension, Kündigung aus wichtigem Grund

15.1 Weisscam kann Konten oder Funktionen vorübergehend sperren, wenn dies erforderlich ist, um Missbrauch, Sicherheitsvorfälle, Rechtsverletzungen oder erhebliche Zahlungsausfälle zu adressieren.

15.2 Weisscam wird, soweit möglich und zumutbar, vor der Sperrung informieren und eine Gelegenheit zur Abhilfe geben, außer wenn ein sofortiges Handeln aus Sicherheits- oder Rechtsgründen erforderlich ist.

16. Laufzeit und ordentliche Kündigung

16.1 Laufzeit und Kündigungsfristen richten sich nach dem gewählten Tarif/Vertrag.

16.2 Kündigung kann über die Admin‑Konsole oder in Textform erfolgen, soweit im Tarif vorgesehen.

16.3 Verbraucherrechte bleiben unberührt.

17. Datenexport, Vertragsende, Löschung, Aufbewahrung

17.1 Export: Kunden können während der Laufzeit Export-/Downloadfunktionen nutzen. Nach Vertragsende stellt Weisscam – abhängig vom Tarif – für ein begrenztes Exportfenster eine Möglichkeit zum Datenexport bereit.

17.2 Löschung: Nach Ablauf des Exportfensters löscht Weisscam Kundendaten, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen. Technisch bedingte Restdaten in Backups können bis zum Ablauf regulärer Backup‑Zyklen bestehen bleiben, werden jedoch nicht produktiv genutzt.

17.3 Aufbewahrungspflichten: Abrechnungs‑ und handelsrechtlich relevante Unterlagen können nach § 257 HGB aufbewahrungspflichtig sein; in solchen Fällen werden diese Daten entsprechend aufbewahrt und danach gelöscht.

17.4 Auftragsverarbeitung: Löschung/Rückgabe von personenbezogenen Daten im Auftragsverarbeitungs‑Kontext erfolgen gemäß DPA/AVV nach Art. 28 DSGVO.

18. Haftung, Gewährleistung, Freistellung

18.1 Unbeschränkte Haftung: Weisscam haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

18.2 Kardinalpflichten: Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet Weisscam nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) und beschränkt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden.

18.3 B2B‑Haftungsbegrenzung: Gegenüber Kunden kann die Haftung – soweit rechtlich zulässig – im Vertrag/Tarif begrenzt werden (z. B. auf ein Vielfaches des Jahresentgelts). Eine solche Begrenzung gilt nicht in den Fällen gemäß 18.1.

18.4 Freistellung: Nutzer/Kunden stellen Weisscam von Ansprüchen Dritter frei, die aus rechtswidrigen Inhalten oder rechtswidriger Nutzung stammen, soweit der Nutzer/Kunde dies zu vertreten hat, einschließlich angemessener Rechtsverteidigungskosten.

18.5 KI‑Disclaimer: Soweit gesetzlich zulässig, übernimmt Weisscam keine Gewähr für die Richtigkeit/Verwendbarkeit von KI‑Ausgaben; Nutzer bleiben für die Nutzung der Ergebnisse verantwortlich.

19. Gesetzeskonformität, Exportkontrolle, Behördenanfragen, Monitoring

19.1 Gesetzeskonformität: Nutzer dürfen den Dienst nicht für rechtswidrige Zwecke verwenden.

19.2 Behördenanfragen: Weisscam kann verpflichtet sein, Daten auf rechtmäßige behördliche Anordnung herauszugeben. Weisscam wird – soweit rechtlich zulässig – den Kunden vorab informieren und die Herausgabe auf das erforderliche Maß beschränken.

19.3 Monitoring/Logs: Weisscam verarbeitet Logs und sicherheitsrelevante Telemetrie zur IT‑Sicherheit und Missbrauchsprävention. Dies erfolgt in Übereinstimmung mit der Datenschutzerklärung.

20. Barrierefreiheit, Nichtdiskriminierung

20.1 Weisscam unterstützt, soweit anwendbar, Barrierefreiheitsanforderungen nach dem BFSG‑Rahmen und stellt einen Kontaktkanal für Accessibility‑Feedback bereit.

20.2 Weisscam diskriminiert Nutzer nicht aufgrund geschützter Merkmale. Missbrauchsschutzmaßnahmen dürfen jedoch zur Durchsetzung dieser NB und zur Sicherheit eingesetzt werden.

21. Minderjährige

21.1 Der Dienst richtet sich nicht an Nutzer unter 16 Jahren. Nutzer versichern bei Registrierung, dass sie mindestens 16 Jahre alt sind. (Hinweis: Diese Altersgrenze ist eine Produkt‑/Compliance‑Entscheidung und kann je nach Zielmarkt angepasst werden.)

21.2 Bei Nutzern unter 18 Jahren kann Weisscam die Zustimmung eines Erziehungsberechtigten verlangen, soweit erforderlich.

22. Änderungen der Nutzungsbedingungen

22.1 Weisscam kann diese NB ändern, wenn:

• dies zur Anpassung an Gesetzesänderungen, neue Rechtsprechung, Sicherheitsanforderungen oder zur Weiterentwicklung des Dienstes erforderlich ist und
• die Änderungen für Nutzer zumutbar sind.

22.2 Weisscam informiert Nutzer rechtzeitig vor Inkrafttreten in Textform oder im Dienst (z. B. In‑App‑Notice).

22.3 Wesentliche Änderungen (z. B. neue Gebühren, erhebliche Leistungsreduzierung, neue Datenverwendungszwecke) werden so gestaltet, dass Verbraucherrechte gewahrt bleiben; Nutzern wird ein Sonderkündigungsrecht eingeräumt, sofern keine ausdrückliche Zustimmung eingeholt wird.

23. Schlussbestimmungen, Recht, Gerichtsstand

23.1 Es gilt deutsches Recht. Für Verbraucher gelten zwingende Verbraucherschutzvorschriften des Staates, in dem sie ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, soweit anwendbar.

23.2 Gerichtsstand für Kaufleute sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts ist München.

23.3 Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam; an die Stelle tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

24. Anbieterkennzeichnung und Links zu Legal‑Dokumenten

24.1 Anbieterkennzeichnung/Impressum richtet sich nach § 5 DDG und wird auf der Website bereitgestellt.

24.2 Datenschutzerklärung ist unter weisscam.com abrufbar; DPA/AVV werden Kunden im Admin‑Bereich oder Legal‑Bereich zur Verfügung gestellt.